供应商应该首先了解联合国采购市场。在签定合同之前，他们应该彻底的了解市场，并同潜在的联合国合作伙伴建立联系。他们应该理解如何获得合同的竟标程序，满足任何可能出现在合同条款中的售后服务要求，每一个愿意按规定步骤行动，意欲加入联合国市场的公司或个人顾问，都将获得联合国提供的许多好处，包括在发展中国家和新兴市场建立商业据点的机会，如果没有联合国的参与，对单独的公司而言，这要么是不可能的，要么就是风险太大。
市场调研
联合国市场有多元化性质，潜在的供应商必须首先了解联合国的制度和它的运做。三十多个机构、计划和基金中的每一个都有各自的条款，项目和采购要求。但同时，这些组织又都是在一个更大的组织框架下运行。一个机构的行动或决策会影响到另一个，而联合国秘书长的建议和行动又会给联合国机构内每个组织带来不同程度的影响。所有的这些行动和决策反过来，又会给采购带来影响。
供应商的对策是指派专门的公司代表负责调查联合国市场，与联合国官员和采购人员保持联系。联合国网站是提供有关联合国动向的最好信息源。联合国出版的刊物上也有关于联合国及其采购机会的信息，包括“机构之间采购服务办公室”（Inter-Agency Procurement Services Office） 出版物，《采购最新信息》（Procurement Update）, “联合国发展计划”（UN Development Programme）出版物, 《发展商务》（Development Business）等。上述出版物均可在线浏览。主流媒体和专业贸易出版物上也有关于联合国的相关及时的信息。
建立联系
供应商对联合国市场进行了调查并确定了要与之合作的一个或数个机构之后，他就必须致力于与该机构总部和分支机构的联合国官员和采购专员建立长期的联系。通常，这种联系会带给供应商更多有价值的信息，包括即将签署的合同，合同的细则，竞标对手等，而这类信息是通过其他渠道难以得到的。由于现在还不存在一个公开的广告系统来告知供应商关于联合国机构所有或全部的合同，独立的机构愈加依靠各自的网站来宣传各自的合同。尽管如此，现在依然没有任何方式能替代与采购专员建立个人联系的办法，因为只有采购专员可能提供有关采购过程的附加的细节。
登记要求
联合国机构从供应商花名册中挑选大型项目的供应商。公司和个人顾问必须经过登记才能出现在花名册上。登记表可在采购办公室和机构网址上索取。登记表的作用主要用于预审供应商的资格。申请通常根据经验、履约能力、所提供商品和服务与联合国机构要求的相关度以及供应商的经济偿付能力等标准来评定。资格一经认定，供应商即可登上花名册。但是，出现在花名册中并不能保证该公司一定会被列入在所有的应标采购品供应商名单中，它仅仅表示每一个登记在册的公司都会在挑选过程被给予平等的待遇。一些机构每隔几年更新一次花名册，他们同时会从花名册中剔除那些两次以上对招标没有在作出响应的供应商。
由于供应商花名册上有数以千计的公司名称，与采购专员建立私人的联系会极大地增加一个公司出现在短名单上的机率。这种联系也能帮助在竟价阶段与采购专员进行的谈判顺利开展。另外，许多现场办公室就不依靠供应商花名册，而仅靠私人联系来挑选投标者。
投标过程
大多数联合国机构采用竞争性投标方式来完成货物和服务采购。他们通常通过三种招标方式来决定合同的归属。
招标邀请：通常高价值的合同都要求正式的竞争性投标。招标可以是公开的，也可以限定在一定的范围内。国际公开竞争性投标要做广告，并向登记在册的供应商和对该项目感兴趣的供应商寄送招标书。国际限定性竞争性投标一般不做广告，招标书只寄给在供应商短名单上登记在册的供应商。这种竞标方法最适于维和行动和紧急行动所要求的快速反应。潜在的供应商在相同的基础上进行投标，出价最低的技术合格者（也称最优价值投标人）最后将赢得项目。
要求提供招标项目的各项服务要求的内容建议：建议要求通常用于高价值服务合同，这类合同要求定制服务内容以用于十分特殊的环境。具体细则可能非常复杂，评估该建议本身所需时间远远长于评估投标所需的时间。除价格外，可能还有其它决定性因素，如交货速度，提供现场支持服务的能力和质量，技术手册的简洁性，理解当地语言和文化的能力，以及根据要求向现场提供故障排除者的能力等。合同通常会由能根据评估标准提供最佳价值的投标人竞得。
报价要求：报价要求是非正式的招标文件，常用于低价值采购要求中。这些文件要求报出市场上现有的、达到标准规格的货物、工作、或服务的价格和商业条件。这种非正式的报价通常要求当地的供应商直接给出，但是，也有一些机构接受国际报价。
根据投标所要求的种类竞标，建议，或报价。一个机构可能为招标做广告，也可能直接从合格供应商的短名单中或依据投标愿望挑出潜在的供应商。用于国际公开竞标的招标书通常会在联合国的出版物和在国际上广泛发行的出版物上刊登。现在越来越多的机构也在他们的网站上公告此类信息。复杂或专业性商品或服务可能要求预审资格，也通过广告进行。
一些机构会限制报价方的数量，尤其当合同数额很小时。如果报价符合手续，且符合和报价要求中的技术指标，那么该报价就会被考虑。投标情况和建议书可能会公开或内部公开，目的是证实报价要求中所有的条款都得到满足，包括收到该报价的及时性以及所要求的密封情况等。
报价会依据招标文件中指定的评估标准来加以评估。所有超过指定限额的合同必须经过当地或总部合同委员会审查和同意。本地合同委员会审定的限额一般在$20,000—$25,000之间，总部合同委员会审定的限额一般在$100,000—$200,000之间。合同委员会的职责是设法保证合同的竞得是符合机构的金融规章制度。
机构之间采购服务办公室 (the Inter-Agency Procurement Service Office)出版了<<联合国系统内组织采购的通用指导>>(Common Guidelines for Procurement by Organizations in the United Nations System)。该指导的目的是成为联合国各机构采购时的指导，并在联合国系统内协调采购程序。但是，联合国的各个机构依据的是他们各自的金融规章制度。
履行合同
合同一经确定，供应商必须保证货物或商品的及时运送。这一点对于维和和人道主义任务尤显重要。即便是非常轻微的耽搁，也会极大地影响该机构执行项目的能力。经济发展项目虽然同样要求快捷的运输时间，但他们通常不在相似的时间限制下运作。
对与联合国做生意的公司另一个关键要求是提供售后服务支持的能力，对于给现场工作或是给发展计划提供商品或服务的公司，这一点尤为重要。公司必须随时保证现场有工作人员，或者随时根据要求准备向现场派出问题解决者。
《联合国金融规章制度》规定，除非合同另有协定，在发货并验收后或服务结束后的30天内必须向所有的供应商付款。由于联合国持续受到经济问题的困扰，所以联合国秘书处的付款周期经常延长为60天或90天。大多数联合国的专门机构都能及时付款，因为他们有独立的预算，也没有像秘书处那样遇到同样的资金流动问题。
在处理付款纠纷时，联合国会及时通过有第三方调解人参与的协商来解决问题。第三方通常是联合国使团，商业部门，或者供应商本国的贸易部。因为联合国受主权豁免权的保护，所以它不能在法庭上受到起诉。相应地，如调解无效，纠纷将依据联合国国际贸易法委员会（the United Nations Commission on International Trade Law, UNCITRAL）的仲裁规则解决。
在任何情况下，联合国都致力于与其供应商建立互惠互利、长期合作的关系，以保证可靠的、有竞争力的供给来源。对于与联合国做生意的企业，这种关系提供在发展中国家和新兴市场中提供独特的花费不多的投资机会，在联合国的支持下进入这类市场，为实现持续发展以及发展中国家融与全球经济作出贡献。 |
